In ogni azienda od attività produttiva, dovrebbe essere prestata molta attenzione alla creazione e mantenimento dell'archivio centrale.
L'archivio centrale di un azienda sarebbe paragonabile alla memoria di una persona, l'azienda senza una precisa registrazione consequenziale di ogni sua azione, risulterebbe essere smemorata e perderebbe parte del controllo delle sue azioni vitali. Questo vuol dire, che dovrebbe esserci all'interno di ogni azienda, una persona responsabile e competente nella gestione dell'archivio centrale, la quale fedelmente dovrebbe registrare ogni cosa in entrata ed uscita. In particolar modo è indispensabile prestare molta attenzione ai propri clienti, poichè spesso l'azienda è fissata verso il procacciamento di nuovi clienti, dimenticando i vecchi clienti e così non prestando a loro la giusta attenzione, i quali invece potrebbero fruttare molte altre vendite, se gestiti nel modo corretto.
Al riguardo dovrebbe essere creata una cartelletta per ogni cliente, la quale andrebbe archiviata accuratamente, in una scaffalatura di facile consultazione in ordine alfabetico, all'interno di ogni cartelletta dovrebbero esserci tutti i dati corretti del cliente: indirizzo, numero di telefono, acquisti fatti con copie delle ricevute/fatture emesse, corrispondenza, riferimenti od annotazioni del venditore o tecnico. Insomma qualunque informazione di quel cliente dovrebbe essere annotata fedelmente, anche la data di nascita, matrimonio se si ha conoscenza ecc., ovviamente facendo sempre riferimento alla Legge sulla Privacy.
Quindi periodicamente dovrebbe essere fatto un invio di materiale promozionale dell'azienda, facendo degli invii mirati in relazione a quanto ovviamente non ancora acquistato dal cliente, tali invii andrebbero sempre registrati all'interno della cartelletta.
Poi ogni persona all'interno dell'azienda prima di prendere qualunque tipo di contatto con il cliente, dovrebbe prima studiarsi attentamente la cartelletta, per così avere una sufficiente comprensione del cliente e solo allora prendere diretto contatto. Una volta che una qualsiasi persona dell'azienda è venuto a contatto con il cliente, dovrebbe prontamente riportare tutti i dati che è venuto a conoscenza all'interno della cartelletta. Tutto questo permetterà in futuro, una presentazione della nostra azienda ad un livello altamente professionale agli occhi del cliente, potendo comunicare con lui ogni volta, con il giusto livello di accordo, poichè potremmo argomentare anche a distanza di anni, in quello che noi ben conosciamo del cliente e che interessa e vuole, questo potrà essere facilmente ottenuto anche attraverso l'ultimo venditore od addetto alla consegna appena assunto.
Va ricordato che contatti periodici e mirati devono sempre essere fatti, puntando in quello che sappiano di possibile interesse nei nostri clienti, così facendo potremo sempre ottenere ulteriore accordo sui nostri prodotti ben promossi e così conseguire ulteriori vendite oppure quanto minimo ottenere persone ben disposte verso i nostri prodotti grazie ad un buon passa parola.
Dell'altro andrebbe detto sull'archivio centrale, essendo fondamentale per l'espansione di un azienda, per questo mi rendo ben disponibile.
Giorgio Lanaro
348 3024657
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