I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

Integrare tecnologie e software per l'archiviazione elettronica dei documenti ed il backoffice

Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l'insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi "document centric", cioè quelli legati alla contabilità, all'amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l'ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all'archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all'archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l'efficienza dell'organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l'attività di archiviazione ottica dei documenti e dall'altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all'interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l'intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall'archiviazione alla distribuzione all'interno dell'azienda. L'implementazione di piattaforme e software per l'attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
•    rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
•    un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all'interno ed all'esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
•    l'eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
•    una miglior immagine verso l'esterno, grazie ad una politica di rispetto per l'ambiente.
Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l'archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie - piattaforme web, software e CRM - necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell'Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell'ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale - inbound e outbound - Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l'azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all'innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.