Backoffice: vantaggi ed opportunità di un approccio integrato

Nel contesto economico attuale la vera e propria chiave di volta è rappresentata dall'esternalizzazione. Esternalizzazione non in termini di puro e semplice affidamento a terzi della gestione di alcune attività, come possono essere quelle di gestione della clientela, customer care e analisi di mercato attraverso strutture di contact center, ma approccio progettuale Adottando questo tipo di approccio e di interpretazione, concentrato solo ed esclusivamente sui servizi, l'azienda non sfrutta quelle che sono le reali potenzialità dell'outsourcing. Il vantaggio principale dell'esternalizzazione risiede oggi per le aziende nell'innovazione di processo attraverso l'integrazione di strumenti dell'Information and Communication Technology. Affinché ciò avvenga è necessario adottare un approccio progettuale che parta dalla ridefinizione dei processi per arrivare alla creazione di software create ad hoc per la gestione dei servizi. A tal fine poter disporre anche di servizi di hosting e facility management rende più efficace l'intervento. I vantaggi che nello specifico è possibile sfruttare sono quelli della focalizzazione sul proprio core business, della trasformazione dei costi fissi in variabili, della valorizzazione del proprio personale,  dell'aumento degli standard di performance. L'attività di backoffice che consiste nella gestione di tutte quelle attività che non hanno a che fare direttamente con la clientela, che sono invece le attività cosiddette di front office: pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Sono molte le aziende che oggi decidono di esternalizzare l'attività di backoffice, in particolare quelle del settore finance, per una serie di indubbi vantaggi. Le aziende che decidono di esternalizzare i servizi di backoffice possono concentrarsi maggiormente sul proprio core business perché delegano all'esterno tutta una serie di attività ripetitive e sulle quali viene richiesta la garanzia di precisi livelli di servizio e costo, che sarebbe più difficile e costoso gestire con il ricorso a risorse interne. Ricorrere a terzi per l'attività di backoffice amministrativo e finanziario significa alleggerire i carichi di lavoro per i dipendenti e quindi snellire l'organizzazione interna e i costi; snellire l'organizzazione interna ed i costi; garantire sempre livelli di servizio elevati oltre a quelli definiti contrattualmente.  Potersi avvalere di elevati livello di servizio garantiti dall'outsourcer significa poterli offrire alla clientela: ciò costituisce un indubbio vantaggio competitivo. Se all'attività di backoffice si aggiunge quella di archiviazione elettronica documentale, i vantaggi si moltiplicano. Con l'archiviazione elettronica documentale i documenti cartacei, quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione ed indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare solo quando serve, ed eventualmente inoltrare tramite e-mail i documenti in formato elettronico. L'azienda in questo modo risparmia spazio eliminando gli archivi fisici, rispetta l'ambiente riducendo il consumo di carta, ottimizza i costi legati all'archiviazione perché risparmia tempo e risorse che possono essere così utilizzate in altre aree operative e funzionali. E' difficile trovare oggi un'azienda che si occupi con un approccio professionale sia del backoffice che dell'archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica e che al tempo stesso sviluppi i software applicativi che consentano di svolgere quest'attività. Una delle poche aziende che permette di adottare un approccio integrato di esternalizzazione di processi e servizi è Cesaweb, l'azienda di qualità a cui affidarsi per un approccio totalmente integrato nella gestione del backoffice, sia in ambito finance che amministrativo, per lo sviluppo software, per il contact center multicanale, per la realizzazione di siti web, strategie di web marketing, hosting e facility management.
In particolare, Cesaweb svolge il servizio di backoffice per grandi, piccole e medie imprese con una particolare specializzazione nel settore finance: verifica formale e documentale, inserimento nel sistema informativo del cliente, incasso quote e monitoraggio, valutazione del merito creditizio delle  amministrazioni. Inoltre, per le aziende che vogliono fare dell'archiviazione ottica documentale una leva della propria strategia aziendale, ottimizzando l'archiviazione e risparmiando sui consumi, Cesaweb si occupa di consulenza per l'infrastruttura informatica, nel caso in cui l'azienda voglia gestire il servizio in-house, ovvero della scansione e dell'archiviazione fisica dei documenti, nel caso in cui voglia affidarlo in outsourcing . Grazie ad un know how più che decennale di attività e di specializzazione, Cesaweb oggi offre una gamma di servizi e di prodotti molto ampia. In particolare, Cesaweb oggi eroga servizi, oltre che nelle già citate aree di  Backoffice, Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo di software applicativo,  anche in quelle di Contact Center multicanale, Hosting, Assistenza sistemistica e Facility Management, Web Marketing, Fornitura hardware e software di base, proponendosi ai propri clienti come un vero e proprio consultant.