Solo attraverso un processo automatizzato di rendicontazione è possibile imputare correttamente la detrazione dell'IVA, il trattamento ai fini delle imposte ed ottimizzare la procedura in termini di tempo e costi
Milano, 17 ottobre 2011 – In media i viaggi d'affari rappresentano la seconda voce di spesa per le imprese. Ma mentre nella maggior parte delle aziende la gestione della biglietteria aerea è ormai completamente centralizzata, oltre il 60% delle spese aziendali per l'hotellerie è ancora soggetto ad una gestione diversificata e spesso poco controllata. Questo implica maggiori costi di gestione a carico delle aziende, e maggiori rischi in relazione ad un corretto trattamento fiscale (Iva e imposte dirette) di tali spese. Per questo motivo è necessario per le aziende definire procedure automatizzate di gestione e controllo delle spese di Hotellerie e più in generale delle spese di trasferta. Questo, in estrema sintesi è quanto emerso nel corso di due recenti seminari organizzati a Milano e ad Altavilla Vicentina da AirPlus International e da Sarce, in collaborazione con lo Studio Tributario Ceppellini-Lugano & Associati, al cospetto di oltre un centinaio di travel managers e responsabili amministrativi di alcune tra le più importanti aziende italiane.
Quando parliamo di spese di viaggio aziendali le imprese continuano a focalizzare la propria attenzione sulla riduzione dei costi diretti con risultati ormai modesti. E' invece necessario un approccio diverso volto ad identificare nuove fonti di ricavi. A partire dall'autunno 2008, con l'introduzione di rilevanti modifiche al regime fiscale delle spese alberghiere e di ristorazione sia con riferimento alla detraibilità dell'IVA sia al trattamento ai fini delle imposte, la gestione di questa voce pone nuove sfide per le aziende.
"L'attuale legislazione - ha spiegato il Dott. Primo Ceppellini titolare dello Studio Ceppellini Lugano & Associati di Milano - impone di identificare i regimi diversi previsti per le spese di trasferte aziendali, quelli per cui l'IVA è interamente detraibile e quelli, quali le spese di rappresentanza, per cui risulta invece indetraibile. Non solo. I regimi fiscali ai fini delle imposte dirette di queste due tipologie di spesa sono tra loro diversi. Infatti, ad esempio, le spese di rappresentanza deducibili fiscalmente sono soggette a un tetto e devono rispondere a requisiti di inerenza e congruità stabiliti dal Ministero dell'economia. La tematica è notevolmente articolata, tuttavia vi sono possibili semplificazioni quali ad esempio la possibilità di registrare le fatture di importo ridotto su un documento riepilogativo con un riferimento recentemente innalzato da 154,94 a 300 euro per singola fattura. A fronte di una normativa complessa - ha spiegato Primo Ceppellini - è necessario per le aziende definire i processi interni e dotarsi di meccanismi e sistemi di automazione in grado sia di semplificare i processi contabili e amministrativi, ottenendo il massimo dei benefici fiscali consentiti, sia di permettere, in caso di ispezione, una rapida e corretta ricostruzione di ogni singola voce di spesa nel tempo evitando in tal modo i costi legati ad un accertamento fiscale".
Secondo Roberto Norandino di Sarce "è di fondamentale importanza individuare ed arginare le criticità operative connesse ai principali documenti legati all'Hotellerie: la fattura e la nota spese. Dedurre il costo di una spesa di hotellerie o di ristorazione presuppone non solo il controllo dei giustificativi, ma un'analisi da parte dell'azienda della natura, della causale della spesa, e di una serie di ulteriori elementi in grado di determinare il corretto trattamento fiscale e contabile della stessa. La nota spese diventa quindi lo strumento attraverso il quale l'azienda raccoglie questi dati ed esegue analisi circostanziate". I sistemi Sarce per la gestione delle note spese offrono un livello di automazione evoluto e sofisticato che permette di abbattere i costi amministrativi, di registrare automaticamente le fatture e le note spese, di imputare le voci per centro di costo, progetto, commessa, di verificare attraverso controlli automatizzati, il rispetto delle Travel policy aziendali.
I sistemi AirPlus Company Account e TNSJ (gestione trasferte e note spese) di Sarce, perfettamente integrati, grazie alla semplificazione e all'automazione delle procedure, permettono all'ufficio amministrativo di gestire i rimborsi direttamente e senza aggravi in termini di tempo o di costi indiretti e di trasformare in benefici economici concreti i recenti provvedimenti fiscali. E' possibile, infatti, richiedere al sistema TNSJ un documento consuntivo di fine mese con tutti i pernottamenti pagati attraverso l'AirPlus Company Account. Tale documento fa sì che l'azienda, tramite un'unica registrazione contabile, recuperi l'IVA sui pernottamenti alberghieri.
"Il carico giornaliero dei dati nel sistema di nota spese arricchito a monte con dati aggiuntivi quali dipartimento, centro di costo ecc., l'invio automatizzato dei dati stessi via SFTP, l'integrazione nel modulo FI o ERP aziendale e il consolidamento dei dati nel sistema MIS (AirPlus Information Manager) - ha commentato Daniele Aulari, Sales Director AirPlus International - sono alcuni dei benefici offerti dai sistema AirPlus che contribuiscono in maniera determinante ad abbattere i costi amministrativi associati alla gestione delle spese dei viaggi aziendali".
AirPlus International
AirPlus International è una società multinazionale leader nella fornitura di soluzioni per il pagamento e l'analisi delle spese associate ai viaggi d'affari aziendali che consentono alle aziende di ottimizzare i costi diretti e indiretti associati a questa voce di spesa. Con più di 35.000 aziende clienti nel mondo e 3.000 in Italia, AirPlus è tra le più importanti emettitrici di carte UATP e gestisce i pagamenti della biglietteria aerea di tutte le compagnie IATA e Low Cost, nonchè il pagamento dei servizi legati al business travel quali spese per hotel, autonoleggio, biglietteria ferroviaria e navale, eventi e congressi. Per ulteriori informazioni http://www.airplus.com.
Sarce Spa
Sarce è un'IT Company, presente sul mercato dal 1977, che sviluppa software innovativi rivolti alla PMI ed alla grande Industria. Gli ambiti applicativi in cui Sarce impegna la maggior parte delle sue risorse sono la gestione dei Business Travel (gestione note spese e trasferte, parco auto, carte di pagamento) ed il controllo di gestione/Business Intelligence. Oggi Sarce ha un parco clienti di oltre 300 aziende. Per info: www.sarce.it e www.tnsj.it .
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