Le nuove normative in materia di conservazione documentale suggeriscono e incentivano l'eliminazione della conservazione cartacea e la sostituzione con l'archiviazione elettronica. La Pubblica Amministrazione in base a queste leggi dovrà dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva nell'ambito delle sue attività: cioè una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.
Il processo che sta alla base per il raggiungimento di questo obiettivo è l'archiviazione documentale si intende la gestione completa di tutti i documenti, ovvero, informatici e non (digitale ed elettronici), cartacei (analogici ), fiscali o meno (analogici unici e non ).
Per gestire i documenti tramite un archivio elettronico, le soluzioni sono diverse, quali:
1. archiviazione digitale sostitutiva all'interno della propria sede attraverso un software gestionale;
2. archiviazione sostitutiva digitale in outsourcing;
3. archiviazione sostitutiva in ASP, cioè tramite un servizio online
Il documento cartaceo, qualsiasi esso sia (fatture, note di credito, ordini ecc. ) viene acquisito in un file sul personal computer, archiviato e conservato, per cui tutta la documentazione attiva prodotta dall'azienda verrà archiviata in modalità automatica, mentre quella passiva, ossia ricevuta dall'esterno, sarà memorizzata e archiviata successivamente tramite data-entry o tool automatici di riconoscimento.
I documenti, una volta archiviati, potranno essere consultati solo dalle persone preposte.
Non tutti i documenti posso rientrare in un processo di conservazione costitutiva. Le categorie sono queste:
· Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L'Agenzia delle Dogane
· Bolle Doganali
· Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)
· In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture
· Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe
· Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L'Agenzia delle Dogane
· Bolle Doganali
· Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)
· In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riporate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture
· Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe
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